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企业协作工具对于管理和监视而言可能是一项庞大而混乱的操作

发布日期:2019-10-11 19:43   来源:未知   阅读:

  www.89818.com65838.com企业协作工具对于管理和监视而言可能是一项庞大而混乱的操作。因为这个市场上有很多竞争者,并且员工已经开始使用自己喜欢的工具从事工作,所以大多数公司发现自己使用多个平台来进行会议和协作任务。这些功能包括聊天,电子邮件,视频会议,消息传递,视频流和其他功能,而所有这些业务的编排对于IT管理员而言都是管理和成本方面的噩梦。

  行业分析师预测,到2021年,企业协作市场将从2015年的70亿美元激增至495.1亿美元。这就是说,用于这些功能的影子IT的未知价值不言而喻。

  在工作场所中有这么多临时通信解决方案时,IT管理员如何才能确保员工能够轻松而可靠地进行协作,同时还能管理安全风险并保持较低的成本?此eWEEK文章基于视频通信提供商Lifesize的 CTO Bobby Beckmann的观点 ,概述了几种方法来帮助缓解组织中的会议混乱并建立凝聚力的协作生态系统。

  随着协作技术继续在企业生产力中扮演越来越重要的角色,适当的管理以及对IT花费的成本和时间的洞察对于衡量有效性至关重要。根据贝克曼的说法,这是目前的情况:

  在当今分散的员工队伍中,虚拟协作已成为提高企业生产力的关键。Lifesize和Spiceworks最近对IT决策者进行的一项调查显示,十分之七的受访者表示,协作是他们组织中的头等大事-他们做不到。68%的人说,对这些解决方案的更多关注将很有价值。但是,采用并不能保证实施顺利进行。

  调查显示,企业平均在三个提供商之间使用四种以上不同的解决方案来进行会议和协作(Web,音频,视频,聊天等)。对于IT部门而言,管理多个系统既混乱又昂贵。实际上,有56%的受访者承认他们不知道自己在订阅和许可证上花了多少钱。

  进行清单清点并确定贵公司正在使用的协作技术以及这些工具的使用频率。根据调查,四种最常用的协作解决方案是消息传递(74%),Web /屏幕份额(72%),语音/音频(72%)和视频(70%)。查看使用情况数据,但还要确保与组织成员进行公开对话,以了解他们是否使用了您可能不知道的应用程序和工具。此信息可以帮助减轻影子IT的顾虑。

  无论是否充分利用它们,您在工作场所中的所有协作解决方案都需要付费。确定审计发现的所有产品的利益相关者和合同,然后寻找合并的方法。这包括多个维护协议,支持合同,基于分钟的费用和内部硬件成本。这些解决方案的总拥有成本不仅仅是许可证费用,还包括部署,培训和故障排除所花费的时间。

  接受调查的66%的IT专业人员使用多个提供商进行会议和协作。不幸的是,统一通信领域中的技术因非统一而享有盛誉。在查看协作解决方案时,请寻找基于标准的互操作性和无缝的来宾邀请流程,以将通信扩展到组织外部的供应商,合作伙伴和客户。如果协作工具不能与其他解决方案“很好地配合”,则会为顺利协作创造障碍。

  免费和消费级应用程序可能带有不错的价格标签,但它们可能会带来诸如图片或音频质量低以及带宽问题之类的挑战。协作技术应该使您感觉就像与远洋的人在同一个房间。如果您的协作技术不能提供一致,可靠的体验,那么您很可能会看到无赖协作技术突然出现。

  IT的主要职责之一是确保包含机密公司信息的协作产品和服务尽可能安全。据 Gartner称,到2020年,三分之一的安全漏洞将由于影子IT而发生。使用BYOD,分散的员工队伍和使用多个协作工具,如果管理不当,安全问题可能会更加猖run。在选择或评估解决方案时,请确保所有数据(无论是静止数据还是移动数据)都已加密;您的应用程序,系统和设备在防火墙后面是安全的;并且自动更新可用并已激活,以确保及时有效的安全性。

  在办公室范围内对协作技术的更改可能难以实施,因此使所有人对新方向感到兴奋至关重要。部门领导和受变更影响的所有团队成员都需要加入,以最大程度地采用。每10位IT专业人员中有近7位表示,协作是企业当前战略的重中之重,甚至是必不可少的。在每个部门中找到关键的合作伙伴(如果愿意的话),作为协作倡导者,可以帮助您进行任何更改。您的盟友可以帮助大家轻松进行协作,并在此过程中解决员工的问题或疑虑。

  协作是现代工作场所的基石,是团队合作和业务蓬勃发展的关键要素。在创建和维护一个紧密协作的协作生态系统中,IT的作用至关重要,在协作生态系统中,技术可以促进无缝通信而不是阻碍无缝通信。在IT领导下进行一些战略规划,一个具有凝聚力,具有成本效益的协作生态系统将不仅仅是一个空想。这可能是现实。

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